中华庞氏宗亲联谊会秘书处管理办法

    中华庞氏网 2016年4月27日 总会秘书处


中华庞氏宗亲联谊会秘书处管理办法



第一章总则

   第一条、为了加强秘书处管理,明确内部管理职责,使内务管理工作更加合法化、标准化、制度化、规范化、信息化,结合实际情况,特制订本制度。

   第二条、本制度适用于本会秘书处所有成员并严格遵守各项规定。

   第三条、协助会长开展工作,发挥本会自身的独特作用,开拓创新,做好各项工作。结合本会实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使秘书处各项工作都有章可循、有法可依,保证秘书事务有效开展。

   第四条、秘书处人员明确各项工作职责,简化办理流程,做到每季有计划、每年有目标、年终有总结。


第二章 职责范围

   第五条、认真贯彻执行《中华庞氏宗亲联谊会章程》,切实维护本会利益,认真贯彻民主集中制,发挥好综合协调作用。

第六条、秘书处实行秘书长领导下的分工负责制,在秘书长的领导下主持开展秘书处的各项工作。秘书长不能履行职责时,由常务副秘书长主持工作。各副秘书长协助秘书长开展工作,在自己的分工范围内,努力开创工作新局面。

   第七条、负责相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

   第八条、负责文书管理、谱牒管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。    

第九条、协调各分支机构之间的关系,为各分支机构工作开展提供相应的服务。

   第十条、负责庞氏文化研究会对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和学会的各项文化宣传等工作。

   第十一条、建立信息平台、收集各分支机构及全国庞氏宗亲反馈的信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时作出整理,当好总会领导参谋。

   第十二条、协助各分支机构工作,完成总会领导交代的其他工作。加强与全国省市联谊会的联络。


第三章 工作规范管理

   第十三条、秘书处工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

   第十四条、秘书处管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

   第十五条、对秘书处工作人员管理要求

(一)秘书工作人员必须具有强烈的宗亲事业感和奉献精神,服从领导,努力完成有关宗亲事业的各项任务。

(二)要做到行为端正、主持公道,严于律己,绝不能以自己的特殊工作条件或借宗亲会的特殊位置徇私舞弊,谋取私利。

(三)秘书工作人员应当在自己的职责范围内,及时地、实事求是地向宗亲会主要负责人提供情况和建议。传达意见,必须准确、及时,不要使用模糊语言,不得夹杂个人意见。

(四)秘书工作人员协助主要负责人处理问题,必须实事求是,公道正派。对讨论工作过程中的各种意见和尚未正式作出决定的问题注意保密,不得泄露。

第十六条、文书管理要求

   (一)确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证学会内部资 料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

   (二)文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关学会的重大事项文书资料。

   (三)除通知外,一般性文书没有固定格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

   (四)根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

   第十七条文件管理制度

   (一)为使本会文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

   (二)文件管理的范围包括:本会下发文件、研究及各省联谊会文件、外部传真文件、各类合同文件等。

   (三)制度类文件按照学会文档统一格式进行编写,统一页眉,写明本会全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文分支机构、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

   (四)根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

   (五)文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由本会秘书处负责执行。

   (六)本会对内公开文件由秘书处负责起草和审核,秘书长审签后报本会分管会长签发;各分支机构向下或对外发文的文件由各分支机构起草,秘书长审核,审核无误后秘书处打印,打印后由秘书长盖章、签发。

   (七)本会上报下发正式文件的权利主要集中在秘书处,各分支机构一律不得自行向上、向下发送正式文件;凡寄至各省联谊会的文件、传真等,由秘书处签收并做好相应记录。

   (八)因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有机密级程度的文件,需专职副秘书长审批,秘书长批准后方可借阅;秘书处管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

   (九)根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报秘书长签字批准,按照文件管理制度进行处理,并留存电子文档。


第四章 会议管理

第十八条、凡以中华庞氏宗亲联谊会名义召开的会议均由秘书处具体承办。首先根据会议的内容和要求,拿出具体方案,经理事会讨论研究同意后,再具体认真执行。若有变动,必须经会长同意。

第十九条、会议召开前应先成立筹备组,筹备组由会长、副会长、秘书处、承办的省、市宗亲联谊会负责人所组成。

第二十条、会议的主题应明确、内容应充实、资料应丰富,各个环节工作要精准。

第二十一条、科学制定会议费用标准,提倡节约、反对浪费。会议提倡AA制。会后收支情况及时公布。

第二十二条、搞好信息交流,会前有宣传,会中有简报,会后有公报,各地落实情况有报道。

第五章 事务管理

 第二十三条、负责主持本会日常工作,组织制定、实施各项规章制度、年度工作计划与工作总结。定期按财务制度进行复核和处理其他日常事务。    

第二十四条、搞好对外协作、交流,办理设立办事机构、代表机构以及实体机构工作人员的聘用。

   第二十五条、记录重大事件或会议内容等,负责向本会理事和各省市联谊会传达总会相关事宜。

   第二十六条、负责对本会开展大型活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等应并及时存档。


第六章附则

   第二十七条、本管理办法公布之日起施行。

   第二十八条、本管理办法解释权属于本会秘书处。

                      2016年4月26日


中华庞氏网

--弘扬庞氏文化,传承先祖精神;

--寻根联谊互助,激励子孙奋发!



分享按钮>>安徽省池州市何氏宗亲会成立大会将于5月14日召开
>>绽放在花城的“最美缉毒警”何利斌